Наказ про тимчасове виконання обов'язків

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Що входить в визначення "тимчасово виконуючий обов'язки"
3. Як оформити тимчасове виконання обов'язків
4. Етап № 1.
5. Етап № 2.
6. Етап № 3.
7. Етап № 4.
8. Даний вид наказу повинен містити наступні пункти:
9. Довідка
10. Заміщення матеріально відповідального співробітника

Якщо один із співробітників компанії тимчасово відсутній на роботі (відпустка, відрядження, навчання), його обов'язки виконує інший співробітник. Як правильно оформити наказ про тимчасове виконання обов'язків, розповімо в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Досить поширеною є ситуація, коли один зі співробітників фірми тимчасово відсутній. Він може бути у відпустці, в відрядженні , На навчанні або тривалий час знаходиться на лікарняному листі. Обов'язки цього співробітника тимчасово виконує інший. Тимчасово виконуючий обов'язки при цьому продовжує виконувати і свою роботу, і крім посади з приставкою "І.О"., Не отримує за додаткове навантаження ніяких компенсацій.

В якомусь сенсі таку ситуацію можна розцінити як примусова праця і законодавчо це обґрунтувати. Щоб уникнути проблем з трудовим кодексом, потрібно скласти і правильно оформити наказ про тимчасове виконання обов'язків і дотримати всі передбачені законом процедури.

Що входить в визначення "тимчасово виконуючий обов'язки"

У сучасній трудовому законодавстві існує три способи оформлення одночасного виконання співробітником своїх власних обов'язки і обов'язків тимчасово відсутнього працівника:

1. оформлення внутрішнього суміщення ;
2. розширення обсягу робіт, виконуваних співробітником;
3. оформлення тимчасового заміщення (ст. 60.2 ч.2 ТК РФ).

У тому випадку, якщо мова йде про тимчасове виконання обов'язків співробітника, відсутнього на робочому місці через хворобу, відпустки, відрядження або навчання, то доцільно використовувати останній з перерахованих вище способів - оформлення тимчасового заміщення.

Розглянемо, чим він відрізняється від двох попередніх - внутрішнього сполучення та розширення обсягу робіт.

Внутрішнє суміщення - це виконання співробітником додаткової роботи за іншою посадою на тому ж самому підприємстві, де проходить його основна трудова діяльність. Виконання додаткової роботи може здійснюватися як протягом основного робочого часу, так і в будь-який інший час. Наприклад, головний бухгалтер може брати на себе функції рядового бухгалтера, а завгосп в нічний час виконувати обов'язки сторожа. Єдина умова внутрішнього сполучення - все додаткові посади повинні бути в штатному розкладі і бути тимчасово вільними.

Розширення обсягу робіт або зон обслуговування - це виконання співробітником обов'язків, передбачених трудовим договором, але над ту норми, яка в цьому договорі встановлена. Наприклад, викладач може взяти додаткові години і працювати 1,5 або 2 ставки, двірник або листоноша може обслуговувати не тільки свою ділянку, але кілька додаткових.

Тимчасове виконання обов'язків передбачає, що та посада, функціональні обов'язки якої виконує співробітник, не є вільною. Співробітник, що її обіймає, відсутній лише протягом якогось часу. Наприклад, коли директор знаходиться у відпустці або тривалому відрядженні, його функції повинен виконувати інший співробітник, призначений відповідним наказом або визначений згідно з його посадової інструкції. Це може бути заступник директора (тимчасове виконання обов'язків керівника передбачено його посадовою інструкцією), головний бухгалтер або інший працівник (їх можна призначити наказом).

Якщо йде у відпустку або їде у відрядження керівник структурного підрозділу, то відповідним наказом він наділяє одного зі співробітників керівними функціями і повноваженнями.

Якщо йде у відпустку або на лікарняний головний бухгалтер або інший відповідальний співробітник, чия відсутність може несприятливо позначитися на діяльності компанії, то його функції обов'язково повинен взяти на себе один із співробітників.

Важливо мати на увазі, що заступник, виконуючи функції керівника, продовжує відповідати і за свої обов'язки в повному обсязі. У тому випадку, якщо це неможливо, то повинен бути оформлений тимчасовий переклад на другою посаду.

Читайте також:

Як оформити тимчасове виконання обов'язків

Існує стандартна процедура оформлення тимчасового виконання обов'язків. Розглянемо докладніше кожен її етап:

Етап № 1.

Отримання згоди співробітника, який буде тимчасово заміщати відсутнього.

Це обов'язковий етап. Покладання додаткових обов'язків і відповідальності на співробітника можливо тільки за його згодою. Відразу слід сказати, усної згоди недостатньо, воно обов'язково повинно бути письмовим і оформлено належним чином.

Найчастіше формою такого письмової згоди стає або заяву від співробітника ( "Прошу призначити мене виконуючим обов'язки") або офіційну пропозицію від керівника, також в письмовій формі, де будуть вказані умови і терміни ТВО.

Етап № 2.

Визначення розміру доплати за тимчасове заміщення.

Здавалося б, будь-яка додаткова робота повинна бути оплачена і ТВО теж. Однак це не завжди так, і найчастіше таке заміщення не передбачає ніяких компенсацій.

Чому це так? Справа в тому, що в трудовому договорі і посадових інструкціях співробітників, що мають подібний функціонал, є положення про обов'язок заміщати тимчасово відсутнього колеги. Аналогічні пункти є в договорі і посадової інструкції заступника - про обов'язок заміщати свого безпосереднього керівника, а у старшого бухгалтера - заміщати головного бухгалтера. Причому ні про яку доплату в цих документах не йдеться.

Є окремі випадки, коли заміщення може бути кваліфіковано як "робота, яка не передбачена трудовим договором". У таких випадках розмір доплати визначається самим роботодавцем за погодженням з співробітником, оскільки законодавством це питання ніяк не регламентований. Форма компенсації може бути будь-який - одноразовою виплатою фіксованої суми, встановленням процентної надбавки до основного окладу або якийсь ще.

Етап № 3.

Підписання додаткової угоди до трудового договору.

Після того, як пройдені перший і другий етап, тобто отримано угоду і визначено розмір доплати, ми переходимо до третього етапу - оформленню додаткової угоди до трудового договору з працівником, який стане ТВО. Даний документ складається у двох примірниках. У ньому слід вказати посаду, яка буде заміщатися, зміст роботи, її обсяг і термін заміщення, а також форма компенсації, якщо така належить.

Припустимо, заміщатися буде співробітник, який перебуває у відпустці. У такому випадку термін заміщення беремо з наказу про надання відпустки даного працівника. Якщо заміщатися буде людина, що знаходиться на лікарняному, то термін визначається відкритою формулюванням "до моменту виходу на роботу основного працівника".

Етап № 4.

Видання наказу про тимчасове виконання обов'язків та ознайомлення з ним працівника.

Як скласти наказ про тимчасове виконання обов'язків

Наказ про тимчасове виконання обов'язків складається на підставі додаткової угоди до ТД, підписаного з працівником.

Довідка

Даний вид наказу повинен містити наступні пункти:

1. Відомості про працівника, призначеному виконувати обов'язки: прізвище, ініціали, посада, структурний підрозділ;
   
2. Відомості про заміщаються працівника: прізвище, ініціали, посада;
   
3. Причина заміщення;
   
4. Вказівка ​​на те, що заступник не звільняється від виконання обов'язків за основним місцем роботи;
   
5. Дата початку виконання обов'язків (заміщення);
   
6. Дата закінчення (або це буде точна дата, або відкрита);
   
7. Розмір доплати, якщо така передбачена;
   
8. підстава для видання наказу (Заява працівника, додаткову угоду до ТД);

У всьому іншому форма даної ділової папери залишається вільною. Залежно від конкретних обставин в текст може вноситися відповідна інформація. Наприклад, наказ може наділяти правом підпису фінансових документів особа, що заміщає головного бухгалтера.

Довідка

Довідка

Заміщення матеріально відповідального співробітника

Якщо передбачається відсутність генерального директора або головного бухгалтера навіть на один день, заміна цих осіб повинна бути оформлена наказом, оскільки вони несуть повну відповідальність за діяльність компанії.

Виконуючого обов'язки генерального директора може призначити або сам керівник особисто, або керуючий орган компанії (загальні збори учасників ТОВ). Накази на ТВО повинні бути зареєстровані в журналі розпоряджень з особового складу і зберігається протягом 75 років.

У трудову книжку інформація про те, що співробітник тимчасово виконував обов'язки без відриву від основної посади, що не заносяться. Цей факт може бути внесений до особової картки за формою Т-2.

Заміщення матеріально відповідального співробітника вимагає укладення окремого договору про повну матеріальну відповідальність особи, який буде виконувати його обов'язки.

ТВО може бути припинено до закінчення терміну, зазначеного в наказі, якщо роботодавець або сам працівник виступить з такою ініціативою. Про це потрібно повідомити іншу сторону за три робочих дні.

Слід зазначити, що покладання на працівника обов'язків понад ті, що прописані в трудовому договорі і посадової інструкції, заборонено трудовим законодавством.

Читайте також: